Come calcolare la redditività reale di un servizio professionale

Inizia definendo quale redditività vuoi misurare

Un servizio può sembrare redditizio se si confrontano soltanto i suoi ricavi con le spese più evidenti. Nelle aziende di servizi professionali, però, una parte importante dei costi è costituita dal tempo del team: ore di erogazione, coordinamento, riunioni, assistenza e rilavorazioni. Se vengono omesse, il margine calcolato può offrire un quadro incompleto.

È utile distinguere due misure. Il margine di contribuzione sottrae dai ricavi netti i costi direttamente attribuibili al servizio. Il margine operativo stimato sottrae anche una parte delle spese generali necessarie a sostenere l’attività. Il primo aiuta a confrontare i lavori; il secondo permette di valutare se contribuiscono a coprire la struttura aziendale.

Non si tratta di risultati contabili intercambiabili: il margine operativo per servizio dipende da come vengono ripartite le spese condivise. Perciò, occorre identificare con chiarezza quali costi include ciascun indicatore e applicare lo stesso criterio nel confronto tra servizi.

Calcola i ricavi e i costi diretti

Parti dai ricavi netti del servizio per un periodo definito: sottrai gli sconti o altri adeguamenti applicabili e utilizza una base coerente con l’analisi. Poi raccogli i costi associati alla sua erogazione, come fornitori esterni, licenze specifiche, materiali o trasferte imputabili.

La componente che in genere richiede maggiore attenzione è il costo del lavoro. Per stimarlo, registra le ore dedicate da ciascun profilo e moltiplicale per un costo orario interno coerente con il costo del lavoro di quelle persone. La formula di base è:

Costo del tempo del servizio = somma di (ore dedicate per profilo × costo orario interno del profilo)

Il costo orario deve essere calcolato sulla base di un criterio definito e mantenuto in modo coerente. Se, per esempio, si utilizza il costo del lavoro annuale, occorre decidere quale capacità usare come denominatore e come trattare ferie, formazione e altre ore non disponibili per i progetti. Il risultato è una stima gestionale, non necessariamente il costo che comparirebbe come tale nella contabilità del servizio.

Includi le ore necessarie per assistere il cliente, anche se non vengono fatturate separatamente. A seconda del lavoro, possono comprendere coordinamento, riunioni, assistenza, gestione del cliente, modifiche all’ambito e correzioni. Registrare soltanto le ore fatturate può nascondere l’impegno reale richiesto dall’erogazione del servizio.

La formula del margine di contribuzione è quindi:

Margine di contribuzione (%) = (ricavi netti − costi diretti) ÷ ricavi netti × 100

Nei «costi diretti» rientrano i costi di erogazione e il tempo del team imputato al servizio. Se i ricavi netti sono pari a zero, con questa formula non è possibile calcolare la percentuale; indica invece la differenza in valore monetario.

Includi le spese generali senza confondere una stima con un dato certo

Affitto, amministrazione, direzione, assicurazioni e strumenti di uso generale possono essere necessari per operare, anche se non corrispondono a un singolo progetto. Per stimare il margine operativo, assegna ai servizi una quota di queste spese secondo un criterio stabile e spiegabile: per esempio, in base alle ore di lavoro, alla capacità utilizzata o a un’altra base che rifletta ragionevolmente il consumo di risorse.

Margine operativo stimato = ricavi netti − costi diretti − spese generali assegnate

Margine operativo stimato (%) = margine operativo stimato ÷ ricavi netti × 100

La ripartizione dei costi strutturali è una stima gestionale. Non esiste un criterio di ripartizione universalmente valido per tutte le aziende: il metodo può modificare la redditività attribuita a ciascun servizio. Documenta la base scelta, utilizzala in modo coerente e presenta separatamente il margine di contribuzione e il margine operativo stimato. In questo modo eviti di interpretare un’imputazione di costi strutturali come un costo diretto o di conteggiare due volte lo stesso costo.

Misura l’utilizzo insieme alle ore non fatturabili

L’utilizzo indica quale quota della capacità disponibile è dedicata al lavoro fatturabile:

Utilizzo (%) = ore fatturabili ÷ capacità disponibile × 100

Definisci prima che cosa significhi «capacità disponibile» nella tua organizzazione e per quale periodo. Non è la stessa cosa utilizzare il totale delle ore lavorative o sottrarre le assenze e le altre attività pianificate. Mantieni la stessa definizione nei report comparativi.

L’utilizzo fornisce un contesto, ma non equivale alla redditività. Un team può avere molte ore fatturabili e ottenere comunque un margine ridotto se i prezzi sono bassi, il lavoro richiede più tempo del previsto o i costi diretti sono elevati. Possono inoltre esserci ore non fatturabili necessarie per coordinare, formare il team o mantenere la qualità del servizio. Perciò è opportuno distinguerle, senza considerarle tutte uno spreco.

Una classificazione pratica suddivide le ore in:

• Erogazione fatturabile.
• Erogazione non fatturata o inclusa nell’ambito.
• Coordinamento e gestione del progetto.
• Assistenza e supporto successivo.
• Rilavorazioni o correzioni.
• Attività interne, come formazione o gestione.

Questa suddivisione aiuta a individuare dove viene utilizzata la capacità e a confrontare quanto preventivato con quanto effettivamente svolto.

Confronta il piano con il risultato effettivo

Per ogni servizio o progetto, conserva una stima iniziale dei ricavi, delle ore per profilo e degli altri costi diretti. Alla chiusura — o durante l’esecuzione, se il lavoro è prolungato — confrontala con i dati effettivi. La differenza permette di indagare gli scostamenti: più ore di coordinamento, modifiche all’ambito, problemi, revisioni aggiuntive o costi esterni superiori alle previsioni.

Analizza servizi comparabili utilizzando lo stesso periodo e le stesse regole di imputazione. Un lavoro con una fatturazione più elevata non è necessariamente più redditizio; conta anche quanto tempo e quali risorse richiede. Se confronti i clienti, includi l’impegno per l’assistenza e la gestione del cliente quando è a loro collegato.

Cosa verificare quando il margine è basso

Se il margine di contribuzione è debole, esamina innanzitutto quali fattori stanno aumentando i costi diretti: ore superiori alle previsioni, attività non contemplate, rilavorazioni, fornitori o una distribuzione dei profili diversa da quella pianificata. Confronta queste cause con l’ambito concordato e con i risultati attesi, invece di attribuire automaticamente lo scostamento al prezzo.

Se il margine di contribuzione è ragionevole, ma quello operativo stimato non lo è, verifica le spese generali e il criterio con cui vengono ripartite. Un’imputazione troppo ampia o poco rappresentativa può falsare il confronto; anche una che escluda costi necessari può sovrastimare il risultato.

I dati possono orientare le discussioni su prezzi, ambito, processi e assegnazione della capacità. Per esempio, permettono di valutare se convenga preventivare esplicitamente le attività ricorrenti di coordinamento, definire meglio le revisioni incluse o ridurre i passaggi che generano rilavorazioni. Sono possibilità da analizzare, non conclusioni automatiche: la loro convenienza dipende dalla causa individuata, dal servizio e dal rapporto con il cliente.