Rechtliche und operative Checkliste vor der Einstellung von Personal in Lateinamerika

Bei Einstellungen in mehreren Ländern Lateinamerikas muss jeder Fall danach geprüft werden, wo die betreffende Person arbeitet und wie das tatsächliche Verhältnis ausgestaltet ist. Ein Vertrag, der in einem anderen Land unterzeichnet wird, oder die Bezeichnung „Auftragnehmer“ beseitigen nicht automatisch die lokalen Pflichten. Vor der Abgabe eines Angebots empfiehlt es sich, das Beschäftigungsmodell, die Beiträge sowie steuerliche und operative Risiken zu prüfen.

Diese Checkliste dient dazu, die Prüfung zu strukturieren. Sie ersetzt nicht die Analyse der geltenden Vorschriften im jeweiligen Land: Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung und können sich im Laufe der Zeit ändern.

1. Klären, wo und wie die Arbeit ausgeführt wird

• Das Land des gewöhnlichen Arbeitsorts bestimmen und bestätigen, ob die Person dauerhaft, vorübergehend oder wechselweise von dort aus arbeiten wird.
• Klären, wer die Arbeit anleitet, wie die Aufgaben organisiert werden und ob die Person in den täglichen Betrieb des Unternehmens eingebunden ist.
• Prüfen, ob die Stelle Verhandlungen, Vertretung oder geschäftliche Entscheidungen im Namen des Unternehmens in diesem Land umfasst.
• Festlegen, wer Vertragspartner ist und wo Lohnabrechnung, Zahlungen und Beschäftigungsunterlagen verwaltet werden.

Der Ort, an dem die Arbeit gewöhnlich ausgeführt wird, kann für die Bestimmung der anwendbaren arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften ausschlaggebend sein. Der Unternehmenssitz oder das im Vertrag gewählte Recht klären diese Frage nicht unbedingt von selbst.

2. Das Verhältnis richtig einordnen

• Prüfen, ob es sich um ein Beschäftigungsverhältnis oder eine selbstständige Dienstleistung handelt, und dabei auf die tatsächliche Arbeitsweise statt allein auf die Vertragsbezeichnung abstellen.
• Den Umfang von Weisung und Kontrolle, die Freiheit bei der Organisation der Arbeit und die Einbindung der Person in das Unternehmen prüfen.
• Wenn eine selbstständige Fachkraft beauftragt werden soll, sicherstellen, dass der Vertrag die Dienstleistung, ihren Umfang, die Zahlungsweise und die Beendigungsbedingungen im Einklang mit dem örtlichen Recht klar beschreibt.
• Festlegen, welche Unterlagen das Verhältnis belegen und wie Rechnungen, Einbehalte und Zahlungen abgewickelt werden.

Eine falsche Einordnung kann das Unternehmen einer Umqualifizierung als Beschäftigungsverhältnis und den damit verbundenen arbeits- oder beitragsrechtlichen Pflichten aussetzen. Die verfügbaren Quellen enthalten keine Einzelheiten zu den Prüfungskriterien oder Sanktionen in den einzelnen Ländern; diese Aspekte müssen vor Ort geprüft werden.

3. Arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Pflichten klären

• Feststellen, ob der Arbeitgeber registriert oder die Person bei örtlichen Behörden angemeldet werden muss.
• Die geltenden Beiträge und Abgaben bestimmen, klären, wer sie entrichten muss, und die Fristen für Meldung und Zahlung ermitteln.
• Leistungen, Urlaub, Arbeitszeit, Ruhezeiten, Beendigung und weitere möglicherweise geltende Mindestansprüche prüfen.
• Prüfen, ob ein Tarifvertrag oder eine andere branchen- oder berufsbezogene Regelung gilt.
• Bei Telearbeit prüfen, ob dafür besondere örtliche Vorschriften bestehen.

Es sollte nicht davon ausgegangen werden, dass in allen Ländern der Region dieselben Pflichten gelten. Die konkreten Anforderungen hängen von der Rechtsordnung, der Art des Vertragsverhältnisses und den Arbeitsbedingungen ab.

4. Steuerliche Behandlung und Zahlungen prüfen

• Klären, ob im Land des Arbeitsorts Steuern einzubehalten, Erklärungen einzureichen oder Rechnungsstellungspflichten zu erfüllen sind.
• Währung und Zahlungsrhythmus festlegen und vereinbaren, wie Umrechnungen oder Gebühren bei grenzüberschreitenden Zahlungen behandelt werden.
• Prüfen, ob die Tätigkeit der Person ein Risiko einer Betriebsstätte oder eine andere steuerliche Präsenz des Unternehmens begründen kann.
• Prüfen, ob Vergütung und Beiträge unterschiedlich behandelt werden, je nachdem, ob ein Beschäftigungsverhältnis oder eine selbstständige Tätigkeit vorliegt.

Die steuerliche Prüfung beschränkt sich nicht auf die Wahl der Zahlungswährung: Sie muss auch die tatsächlichen Aufgaben der Stelle und eine mögliche dadurch entstehende unternehmerische Präsenz berücksichtigen. Die vorliegenden Quellen legen nicht fest, wann dieses Risiko in den einzelnen Ländern entsteht; daher ist eine lokale Prüfung erforderlich.

5. Genehmigungen und anwendbare Abkommen prüfen

• Wenn die Person in einem anderen Land als dem ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes arbeiten wird, ihre aufenthaltsrechtliche Arbeitserlaubnis prüfen und feststellen, ob diese die vorgesehene Tätigkeit gestattet.
• Gegebenenfalls einschlägige internationale Abkommen zur sozialen Sicherheit oder Besteuerung ermitteln.
• Klären, welches Sozialversicherungssystem gilt, wenn die Person in mehreren Ländern arbeitet oder den Arbeitsort wechselt.

Genehmigungen und Abkommen hängen vom jeweiligen Land und den persönlichen Umständen ab. Es sollte nicht angenommen werden, dass eine Aufenthaltserlaubnis zugleich eine Arbeitserlaubnis ist.

6. Eine geeignete Beschäftigungsstruktur wählen

• Die Einstellung über eine lokale Gesellschaft mit der Nutzung eines externen Dienstleisters vergleichen und dabei Umfang und Dauer der Tätigkeit berücksichtigen.
• Wenn eine PEO oder ein EOR (Employer of Record) in Betracht kommt, schriftlich klären, welche Aufgaben der Dienstleister übernimmt, wer formell als Arbeitgeber gilt und wie die Verantwortlichkeiten verteilt werden.
• Sicherstellen, dass der Dienstleister die Anforderungen des jeweiligen Landes erfüllen kann und das vorgeschlagene Modell mit den örtlichen arbeitsrechtlichen Vorschriften vereinbar ist.
• Klären, wer Verträge, Lohnabrechnung, Leistungen, Beiträge und Unterlagen verwaltet und wer für die jeweiligen Pflichten haftet.

Diese Dienstleistungen können Verwaltungsaufgaben erleichtern und lokales Fachwissen bereitstellen, beseitigen jedoch nicht automatisch Risiken bei der Einordnung, den Beiträgen, den Steuern oder einer Betriebsstätte. Die Eignung des Modells und die geteilten Verantwortlichkeiten müssen für jede Rechtsordnung geprüft werden.

7. Die Prüfung vor der Unterzeichnung abschließen

Vor der Formalisierung der Einstellung sollten die Antworten für jedes Land und jede Person in einer Akte zusammengeführt werden. Diese sollte mindestens den gewöhnlichen Arbeitsort, die Einordnung des Vertragsverhältnisses, die relevanten arbeitsrechtlichen Vorschriften, die sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Pflichten, gegebenenfalls den aufenthaltsrechtlichen Status und die gewählte Beschäftigungsstruktur eindeutig festhalten.

Solange einer dieser Punkte ungeklärt ist, hat das Unternehmen noch keinen vollständigen Überblick über seine Pflichten. Eine Prüfung durch örtliche Fachleute kann helfen, die spezifischen Vorschriften zu verifizieren und zu dokumentieren, warum das gewählte Modell für den jeweiligen Fall geeignet ist.